Vad är SharePoint, och hur arbetar en frilansande SharePoint-specialist?

Av Carsten Bjerregaard, Addcapacity.com

Microsoft SharePoint är en plattform för samarbete och dokumentation som används för intranät, dokumenthantering och strukturerad kunskapsdelning. I många organisationer fungerar SharePoint som det centrala navet för filer, processer och intern kommunikation – särskilt i kombination med Microsoft 365. Plattformen gör det möjligt att bygga teamwebbplatser, projektrum, dokumentbibliotek och interna portaler med åtkomstkontroll och versionshistorik. I praktiken arbetar IT, HR, marknadsföring och ledning nära tillsammans kring strukturen. En frilansande SharePoint-specialist säkerställer att lösningen är utformad med styrning, användbarhet och affärsbehov i åtanke – inte bara som ett filarkiv.

1. Vilka är SharePoints grundläggande funktioner och kärnsyften?

SharePoints kärnsyfte är att skapa struktur i dokument och samarbete. Plattformen erbjuder dokumentbibliotek med versionskontroll, åtkomstkontroll och metadata, vilket gör det möjligt att arbeta systematiskt med filer och information.
Styrkan ligger i kombinationen av samarbete och styrning. SharePoint integreras naturligt med Teams, OneDrive och Outlook, vilket gör det till en central del av Microsofts ekosystem.

Viktiga funktioner

• Dokumentbibliotek och metadata
• Versionshistorik och rättighetshantering
• Teamwebbplatser och projektutrymmen
• Intranät och kommunikationswebbplatser
• Integration med Microsoft 365

Ett konkret exempel: Ett företag samlar alla projektfiler på strukturerade SharePoint-webbplatser och minskar risken för föråldrade dokument.

2. Vilket affärsvärde skapar SharePoint?

SharePoint skapar affärsvärde genom att minska informationskaos och säkerställa konsekvent dokumenthantering. När filer, processer och kommunikation är strukturerade ökar effektiviteten och efterlevnaden. För ledningen innebär detta bättre styrning och riskhantering. För medarbetarna innebär det enklare tillgång till relevant kunskap.

Värdeskapande element

• Centraliserad dokumenthantering
• Förbättrad efterlevnad
• Effektiv kunskapsdelning
• Tydlig åtkomstkontroll
• Skalbar samarbetsstruktur

I praktiken: En organisation minskar tiden som läggs på att hitta dokument genom att implementera en konsekvent metadatastruktur.

3. Hur omfattande är SharePoint – och vem är plattformen för?

SharePoint är lämpligt för både små och stora organisationer, men potentialen ökar med komplexitet och dokumentvolym. Plattformen är särskilt relevant för företag med dokumentations- och efterlevnadskrav. När det gäller licensiering ingår SharePoint ofta som en del av Microsoft 365, men den verkliga investeringen ligger i struktur, styrning och implementering.

Typiska organisationer

• Medelstora och stora företag
• Offentliga organisationer
• Företag med efterlevnadskrav
• Projektorienterade organisationer
• Microsoft-baserade miljöer

Ett exempel: Ett konsultföretag använder SharePoint som ett centralt arkiv för kunddokumentation och avtal.

4. Vilka andra system finns tillgängliga i samma kategori?

SharePoint verkar inom dokumenthantering och intranätplattformar. Alternativen varierar i flexibilitet och integrationsnivå.

Valet beror på det befintliga IT-landskapet och samarbetsbehoven.

Alternativa plattformar

• Google Workspace (Drive och Sites)
• Confluence
• Dropbox Business
• Box

I praktiken: SharePoint väljs ofta i organisationer som redan arbetar intensivt i Microsoft-miljön.

5. Vilken roll och vilka uppgifter kan en frilansande SharePoint-specialist utföra?

En frilansande SharePoint-specialist arbetar med strukturell design, styrning och implementering. Fokus ligger på att skapa en informationsarkitektur som stöder arbetsflöden och efterlevnad. Specialisten kan också ansvara för migrering, rensning och utbildning av anställda.

Typiska uppgifter

• Design av informationsarkitektur
• Konfigurera webbplatser och bibliotek
• Rättighets- och styrningsstruktur
• Migrering från äldre system
• Användarutbildning och implementering

Ett specifikt scenario: En frilansare genomför en migrering från delade enheter till SharePoint med enhetlig metadata- och rättighetshantering.

6. Vilka arbetsmässiga och ekonomiska fördelar kan du uppnå genom att använda en frilansare?

SharePoint kan snabbt bli förvirrande utan en tydlig struktur. En erfaren frilansare kan etablera en robust arkitektur och säkerställa att plattformen används korrekt. Samarbetet kan riktas mot specifika projekt eller fungera som ett löpande styrningsstöd.

Fördelar i praktiken

• Snabb implementering
• Specialiserad Microsoft-erfarenhet
• Flexibel insats
• Minskad risk för felstruktur

I praktiken: En organisation använder en frilansare för att etablera styrning innan utrullning till hela företaget.

7. Vilka är fördelarna med att använda en frilansare snarare än en byrå eller konsultfirma?

För SharePoint-projekt väljer många företag frilansare snarare än större konsultföretag. Samarbetet är närmare och insatsen kan riktas mot specifika behov. Timpriserna är ofta 30–40 % lägre och det finns mindre organisatoriska omkostnader.

Viktiga skillnader

• 30–40 % lägre timpriser
• Direkt dialog
• Snabbare beslutsprocesser
• Mindre projektstruktur

Ett typiskt val: Frilansaren agerar som en tillfällig SharePoint-chef under implementeringen.

Hur kommer du snabbt i kontakt med frilansande SharePoint-specialister som matchar dina uppgifter?

SharePoint-specialister har olika styrkor – vissa är starkast inom informationsarkitektur och styrning, andra inom teknisk implementering och integration med Teams och Power Platform. På Addcapacity.com tar vi utgångspunkt i de specifika uppgifterna och den funktion som ska lösas – oavsett om arbetet är praktisk uppsättning eller strategisk strukturdesign.

Vi har ett stort nätverk av erfarna Microsoft-profiler och hjälper till att identifiera tre starka kandidater som matchar både expertis och omfattning. Du kan använda funktionen “Hämta 3 starka kandidater”. Det är inte bindande, och vi ringer alltid ett första samtal för att klargöra behovet och säkerställa rätt matchning.

Processen i korthet

• Behovsförtydligande och struktur
• Urval av 3 relevanta kandidater
• Dialog och snabbstart