Artikel

Hvad er SharePoint, og hvordan arbejder en freelance SharePoint specialist?

Af Carsten Bjerregaard, addcapacity.com/

Microsoft SharePoint er en samarbejds- og dokumentplatform, der bruges til intranet, dokumentstyring og struktureret videndeling. I mange organisationer fungerer SharePoint som det centrale omdrejningspunkt for filer, processer og intern kommunikation – særligt i kombination med Microsoft 365. Platformen gør det muligt at opbygge team-sites, projektrum, dokumentbiblioteker og interne portaler med adgangsstyring og versionshistorik. I praksis arbejder IT, HR, marketing og ledelse tæt sammen om strukturen. En freelance SharePoint specialist sikrer, at løsningen designes med governance, brugervenlighed og forretningsbehov for øje – ikke blot som et filarkiv.

1. Hvad er SharePoints grundlæggende funktioner og kerneformål?

SharePoints kerneformål er at skabe struktur i dokumenter og samarbejde. Platformen tilbyder dokumentbiblioteker med versionsstyring, adgangskontrol og metadata, som gør det muligt at arbejde systematisk med filer og information.
Styrken ligger i kombinationen af samarbejde og governance. SharePoint integreres naturligt med Teams, OneDrive og Outlook, hvilket gør det til en central del af Microsoft-økosystemet.

Centrale funktioner

Dokumentbiblioteker og metadata
Versionshistorik og rettighedsstyring
Team-sites og projektrum
Intranet og kommunikationssites
Integration med Microsoft 365

Et konkret eksempel: En virksomhed samler alle projektfiler i strukturerede SharePoint-sites og reducerer risikoen for forældede dokumenter.

2. Hvilken forretningsværdi skaber SharePoint?

SharePoint skaber forretningsværdi ved at reducere informationskaos og sikre ensartet dokumenthåndtering. Når filer, processer og kommunikation er struktureret, øges effektiviteten og compliance. For ledelsen betyder det bedre governance og risikostyring. For medarbejdere betyder det nemmere adgang til relevant viden.

Værdiskabende elementer

Centraliseret dokumentstyring
Forbedret compliance
Effektiv videndeling
Tydelig adgangskontrol
Skalerbar samarbejdsstruktur

I praksis: En organisation reducerer tiden brugt på at finde dokumenter ved at implementere ensartet metadata-struktur.

3. Hvor omfattende er SharePoint – og hvem passer platformen til?

SharePoint passer til både små og store organisationer, men potentialet stiger med kompleksitet og dokumentmængde. Platformen er særligt relevant for virksomheder med krav til dokumentation og compliance. Licensmæssigt indgår SharePoint ofte som en del af Microsoft 365, men den reelle investering ligger i struktur, governance og implementering.

Typiske organisationer

Mellemstore og store virksomheder
Offentlige organisationer
Virksomheder med compliancekrav
Projektorienterede organisationer
Microsoft-baserede miljøer

Et eksempel: En konsulentvirksomhed bruger SharePoint som centralt arkiv for kundedokumentation og kontrakter.

4. Hvilke andre systemer findes i samme kategori?

SharePoint opererer i feltet for dokumentstyring og intranetplatforme. Alternativer varierer i fleksibilitet og integrationsniveau.
Valget afhænger af eksisterende it-landskab og samarbejdsbehov.

Alternative platforme

Google Workspace (Drive og Sites)
Confluence
Dropbox Business
Box

I praksis: SharePoint vælges ofte i organisationer, der allerede arbejder intensivt i Microsoft-miljøet.

5. Hvilken rolle og opgaver kan en freelance SharePoint specialist varetage?

En freelance SharePoint specialist arbejder med strukturdesign, governance og implementering. Fokus er at skabe en informationsarkitektur, der understøtter arbejdsgange og compliance. Specialisten kan også stå for migrering, oprydning og træning af medarbejdere.

Typiske opgaver

Design af informationsarkitektur
Opsætning af sites og biblioteker
Rettigheds- og governance-struktur
Migrering fra ældre systemer
Brugertræning og adoption

Et konkret scenarie: En freelancer gennemfører en migrering fra fællesdrev til SharePoint med ensartet metadata og rettighedsstyring.

6. Hvilke arbejdsmæssige og økonomiske fordele kan I opnå ved at benytte en freelance specialist?

SharePoint kan hurtigt blive uoverskueligt uden klar struktur. En erfaren freelancer kan etablere en robust arkitektur og sikre, at platformen anvendes korrekt. Samarbejdet kan målrettes konkrete projekter eller fungere som løbende governance-støtte.

Fordele i praksis

Hurtig implementering
Specialiseret Microsoft-erfaring
Fleksibel indsats
Reduceret risiko for fejlstruktur

I praksis: En organisation anvender en freelancer til at etablere governance før udrulning til hele virksomheden.

7. Hvad er fordelene ved at benytte en freelancer frem for bureau eller konsulentvirksomhed?

Ved SharePoint-projekter vælger mange virksomheder freelancere frem for større konsulenthuse. Samarbejdet er tættere, og indsatsen kan målrettes konkrete behov. Timepriserne er ofte 30–40 % lavere, og der er mindre organisatorisk overhead.

Vigtige forskelle

30–40 % lavere timepriser
Direkte dialog
Hurtigere beslutningsprocesser
Mindre projektstruktur

Et typisk valg: Freelanceren fungerer som midlertidig SharePoint-ansvarlig under implementering.

Hvordan kommer du hurtigt i kontakt med freelance SharePoint specialister der matcher jeres opgaver?

SharePoint specialister har forskellige styrker – nogle er stærkest i informationsarkitektur og governance, andre i teknisk implementering og integration med Teams og Power Platform. Hos addcapacity.com/ tager vi udgangspunkt i de konkrete opgaver og den funktion, der skal løses – om arbejdet er hands-on opsætning eller strategisk strukturdesign.

Vi har et stort netværk af erfarne Microsoft-profiler og hjælper med at identificere tre stærke kandidater, der matcher både faglighed og omfang. Du kan benytte funktionen “Få 3 stærke kandidater”. Det er uforpligtende, og vi tager altid et indledende kald for at afklare behovet og sikre det rette match.

Processen kort